- In Projekten werden immer wieder die gleichen Fehler gemacht.
- Das Rad wird immer wieder neu erfunden.
- Erfahrungen werden dokumentiert, aber nicht genutzt.
- Lessons Learned sollen durch geführt werden, gehen aber immer wieder durch andere Prioritäten unter.
Sie fragen sich ob Wissensmanagement in Projekten wichtig ist? Warum sollte ein Lessons Learned Ansatz bei Ihnen eingeführt werden?
Projekte sind per Definition immer neuartig, zeitlich befristet, mit einer konkreten Aufgabenstellung und durch die Einmaligkeit der Bedingung ausgezeichnet. Sie weisen oft eine hohe Komplexität auf und erfordert in der Regel die Zusammenarbeit von mehreren Abteilungen.
Projekte stehen im Unternehmen immer in einer besonderen Wissensbeziehung zum Geschäftsumfeld und zu den wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens. Die Teilnehmer kommen meist aus mehreren Abteilungen zusammen, um die Projektziele als Team zu erreichen. In diesen Projektteams gibt es immer wieder Höhen und Tiefen, die überwunden werden müssen und es werden immer wieder neue Erfahrungen gemacht, neue Zusammenhänge erkannt und bekanntes Wissen vertieft. Ist das Projekt beendet und die Projektziele erreicht, gehen im Regelfall die Projektmitglieder weiter in andere Projekte mit neuen Zielen und anderen Kollegen.
Da der Projektmitarbeiter „Der Wissensträger“ die Erfahrung im Projekt durchlebt und verinnerlicht hat, wird er die Erfahrung in die nächsten Projekte mitnehmen. Dies ist eine Strategie, um Wissen personengebunden in neue Projekte zu überführen. Aber werden die Erfahrungen in dem Projekt, wo der Mitarbeiter neu eingesetzt wird, überhaupt benötigt? Oder doch vielleicht in einem anderen Projekt? Die Personalisierungstrategie ist immer Abhängig von der Interaktivität der Projektleiter, Projektmitglieder und den Projektkoordinatoren. Ist der Austausch gut, kann die Projektzuordnung der Mitarbeiter mir einem guten Bauchgefühl zugeordnet werden. Stimmt das Bauchgefühl nicht, kann es passieren, das Projektmitarbeiter ihre Erfahrungen nicht einsetzten können und dazu ständig das „Rad neu erfinden“, obwohl mehrere Kollegen den Lernprozess schon mehrfach durchlaufen haben.
Lessons Learned ist eine QuickWins Wissensmanagement Methode, die Ihr Projektmanagement langfristig und kontinuierlich verbessern kann. Sie kann schlank und effizient in Ihr Unternehmen eingeführt werden und effektiv ihr Projektmanagement verbessern.
In moderierten Lessons Learned Workshops werden strukturiert die Best Practices und Worst Practices im Projektverlauf moderiert durchgesprochen, ohne mit den Finger auf einzelne Personen zu zeigen. Für die Neutralität bietet es sich an einen externen Wissensmanagement Experten für Lessons Learned mit der Moderation zu beauftragen. Wenn in der Diskussion Verbesserungen an Prozessen, Methoden oder Organisationsstrukturen identifiziert werden, fließen die Findings auch in den Lessons Learned Bericht ein. Ob Virtuelle- oder Präsenzmeetings, beides ist möglich, aber es sollte von Fall zu Fall zu entscheiden werden ob vielleicht ein Präsenzmeeting für einen Lessons Learned Workshop mehr Sinn macht.
Sind die Ergebnisse festgehalten, ist es möglich die Projekterfahrung Kollegen zur Verfügung zu stellen. Dieser Punkt ist oft, genau der Punk an dem die Lessons Learned Methodik in der Praxis scheitet, der erste Stolperstein. Projekte haben in der Praxis immer einen hohen Workload und ist ein Projekt kurz vor dem Anschluss hat man schon die nächsten Projekte in Planung. Was liegt da näher als ein Lessons Learned nicht zu machen, nichts zu dokumentieren??? Geschweige das dokumentierte an die interessierten Kollegen zu verteilen.
Sichern Sie am Projektende die Durchführung des Lessons Learned, um die WissensKultur in Bezug auf Vertrauen, Offenheit und Fehlertoleranz kontinuierlich zu verbessern!
Als zweiten Stolperstein in der Lessons Learned Methodik ist die Projektpanung zu identifizieren. Hier wird sich auf den Projekt Auftrag, die Projektkandidaten und die zeitliche und räumliche Ressourcenplanung konzentriert. Es geht wieder los, Ärmel hoch und es darf wieder geklotzt werden! Der Stolperstein ist eng mit der Frage verbunden, wann die Lessons Learned Methode startet?
Wenn Sie mir die Frage erlauben,…
Ist Ihre Axt scharf mit der Sie arbeiten? Ist Ihre Erfahrung auf das neue Projektziel geschärft? Wann schärfen sie eine Axt, wenn sie einen Baum fällen wollen?
Vorher oder nachher?
Sie können mit einfachen Mitteln ihre Projekt-Axt schärfen, indem Sie die Projektplanung mit Lessons Learned beginnen. Suchen Sie sich die Lessons Learned raus, die zu Ihrem neuen Projekt vergleichbar sind. Analysieren Sie die Best Practices, Worst Practices und schauen Sie wer in den vergangenen Projekten dabei war und diese Erfahrungen erlebt hat. Vielleicht schaffen Sie es in der Projektplanung mit zwei oder drei Schlüsselpersonen aus alten Projekten zu sprechen. Laden Sie doch den ein oder anderen kurz zum Mittag in die Kantine ein. Sie werden sehen wie schnell Wissen fließen kann und sich Ihr Netzwerk nebenbei erweitert. Das gilt nicht nur für den Projektleiter, sondern für alle Projektmitglieder, die sich auf das neue Thema einstimmen wollen.
Wie sie sehen können startet die Lessons Learned Methodik nicht am Ende eines Projektes, sondern mit der Projekt Planung!
Berücksichtigen Sie die beiden Stolpersteine, können Sie die Methode Lessons Learned oder auch After Action Review oder Manöverkritik genannt einfach implementieren und das Unternehmen stetig verbessern. Die technische Unterstützung kann einfach ausfallen oder aber auch komplex in bestehende Prozesse und Tools implementiert werden. Bitte achten Sie aber bevor sie an die Technik denken an die Mitarbeiter, die Menschen! Erst wenn es dort klappt, können Tools die Abläufe gezielt und effektiv unterstützen.
Ihr Mehrwert:
- Ihr Unternehmen verändert sich zur lernenden Organisation
- Wissen kann Abteilungsübergreifend ausgetauscht werden
- Lernerfahrungen werden breiter gestreut
- Lernkurven können transparent dargestellt werden
- Sie fördern die Transparenz, Vertrauen und Fehlertoleranz
- Sparen Zeit/Geld, da Fehler nicht so oft wiederholt werden
- Sparen Zeit/Geld, da das „Rad nicht immer neu erfunden wird“
- Motor für kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Ihrem Unternehmen
