Mangelnde Transparenz in Projekten.
Projektdaten werden in Ordnern mit wenig Transparenz abgelegt.
Projekt Reports werden von Hand (Excel) erstellt.
Mangelnde Aktualität und Qualität der Projektdaten.
Muss es immer gleich die große MS Project oder eine andere große Lösung sein?
In bestimmten Fällen macht es Sinn, aber nicht immer!
Stichwörter:
Wissensmanagement in Projekten, Transparenz für das Management, SharePoint Projekt Kollaboration, Transparenz für das Team, automatisierte Dashboards, automatisierte KPI, Reduktion von Dokumentationsaufwand, Überblick über internationale Projekte.
In größeren Unternehmen, ob nun international oder national organisiert, werden jeden Tag viele Projekte durchgeführt. Die Transparenz der Projekte für das Management und den Teammitgliedern ist immer wieder eine Herausforderung. Am Monatsende werden viele Mitarbeiter international damit beauftragt Projektdaten in Excel zusammen zu führen und die KPI’s zu berechnen. Neben dem hohen Aufwand und der mangelnden Transparenz kommt noch die fehlende Aktualität der Projektdaten hinzu.
Für das Management ist wichtig in der Kommunikation am Ball zu bleiben und den richtigen Riecher für die Stichproben zu entwickeln. Das Bauchgefühl führt durch Höhen und Tiefen. Wenn Projekte eskalieren, dann kommt der Krisenmanager zu Geltung, Entschuldigung zum Einsatz und er kann da Projekt retten!
Ein weit verbreitetes Phänomen in der aktuellen Projektwelt. Die Kultur der Eskalation ist in vielen Unternehmen stark verankert und kann das Management stark fordern. Gibt es aber auch Wege, die ohne „Retter“ auskommen? Einen Weg, der von Anfang an mit weniger Stress verbunden ist und mit deutlich weniger Eskalationen auskommt?
Auf der Ebene der Projektmitglieder ist es auch nicht einfach, entweder werden alle in einen Raum gesperrt, den sogenannten „Warrooms“. Ziel ist es die persönliche Kommunikation zu fördern und die Projektmitglieder werden erst mit Erfüllung der Projektaufgabe und Erreichung der Projekt Ziele aus dem Raum entlassen.
Für internationale Projekte ist es natürlich nicht immer möglich alle Beteiligten an einen Platz zu schaffen und einzusperren. Die Kosten können immens werden und es kommt aus Einsparungsaspekten immer mehr zu dezentral organisierten virtuellen Projekten. Für den Projektleiter eine starke Herausforderung, da er die Kollegen nicht sehen kann.
Werden dann die Projekt Teilergebnisse in unseren „beliebtesten Tools“ „Word“, „Excel“ und „PowerPoint“ eingegeben und in einer Filestruktur auf einen Gruppenlaufwerk versteckt, ist die Eskalation vorprogrammiert. Die Kollegen erkennen nicht, was die anderen machen, der Projektleiter ist immer mehr damit beschäftigt aus X Dokumenten einen Gesamtblick zu erzeugen und mit fortscheitender Projektdauer und notwendigen Änderungen kurz vor Projektende kommt man einfach nicht mehr hinter her. Eskalationen, Stress, ……..sind die Folge! Die Abende, die Nacht und das Wochenende müssen herhalten, die Familie muss dran glauben! Der Spaß und besonders die Kreativität an der Arbeit geht verloren und der Tinnitus kommt bestimmt!
Die Frage, die sich jetzt stellt ist, wie kommen wir ohne „Retter“, als „Team“ zu schnellen und qualitativ hochwertigen Projektergebnissen?
Die oben angesprochenen Probleme basieren im Kern auf Problemen in der Unternehmenskultur, mangelndes Vertrauen, fehlende Transparenz und eine „Zero Fehlertoleranz“. Die Kernthemen des Wissensmanagements!
Wie bekomme ich nun Vertrauen, Transparenz und Fehlertoleranz in ein Unternehmen, um die Wissenskultur zu fördern?
Alle Beteiligten sollten sich vorher bewusst machen, dass folgende Prinzipen eingehalten werden müssen:
- Mitarbeiter werden am Veränderungsprozess beteiligt,
- Betroffenen zu beteiligten zu machen,
- Leistungen der Mitarbeiter Wert schätzen,
- Fragen zulassen, keine Tabus,
- Nein sagen anerkennen,
- Schwerpunkt der Tätigkeiten basieren auf der Analyse der Methodik und dem Geschäftsumfeld,
- Transparenz im Management Bereich, auch wenn es weh tun kann,
- Feedback von oben nach unten und von unten nach oben.
Wenn die Prinzipien ernsthaft eingehalten werden, dann kann ein Rahmen für die Wissenskultur entstehen, wo Erfolge transparent gefeiert werden können und aus Fehlern positiv gelernt wird.
Das Prinzip „Wasch mich, aber mach mich bloß nicht nass!“ funktioniert nicht!
Die Prozess Operationalisierung kombiniert mit dem Wissensmanagement kann so einen Weg begleiten.
1. In der Analysephase werden die Arbeitsweisen unter die Lupe genommen und in Interviews mit Experten aus dem Projektumfeld analysiert.
2. In einem Team von ausgewählten und erfahrenen Experten wird anhand der Unternehmensstrategie, des Marktumfeldes und der Produkte/Services herausgearbeitet, wie das Team in Zukunft effizient und effektiv arbeiten soll.
3. Die klar definierte Methodik bildet das Fundament für eine neue Prozessdefinition, die einen generischen Prozess abbildet. Dennoch aber so flexibel ist, dass in internationalen Unternehmen, die Gegebenheiten der unterschiedlichen Regionen und Märkte Abweichungen vom Standard Prozess erlauben. Denn nicht jeder Markt oder Region verhält sich nach einem global definierten Standard.
Auch wenn es manchen schwer fallen sollte, nein wir reden immer noch nicht von einem Tool was wir nutzen wollen! Die Basis ist mit der Analyse, der Definition der Methodik und der Ableitung des Prozesses geschaffen worden.
Die klar definier
4. Jetzt folg die genaue Definition der Anforderungen, die ein Unterstützungssystem (Tool) bedienen sollte.
5. Erst wenn die Definition der Anforderungen abgeschlossen ist kann für den analysierten Bereich mit Use Cases nach einem Tool geschaut werden und wenn nötig auch programmiert werden.
Ist die Analyse Phase und Definitionsphase genaustes ausgearbeitet worden sparen sie in der Programmierung sehr viel Zeit. Mit einem minimalistischen Aufwand kann jetzt das Tool implementiert werden und wird effizient den Human Nertwork Prozess unterstützen.
Anbei ein Projektbeispiel aus der Wissensmanagement Praxis:
- Analyse der bestehenden Arbeitsweise,
- Definition der Ziele unter Berücksichtigung der Unternehmens Ziele,
- Erarbeitung einer neuen Methodik für die Zusammenarbeit in der Zukunft,
- Ableitung eines Prozesses,
- Definition der wichtigsten Anforderungen für ein Unterstützungs-Tool,
- Prozessablaufsteuerung für internationale Projekte,
- Ablaufsteuerung die einen generisch flexiblen Prozess abbildet,
- Aktualisierungen den Methode und des Prozesses wird über einfache SharePoint Listen gesteuert, ohne die Programmierung verändern zu müssen,
- automatisiert die Projektdaten in jedem Projekt sammelt und in einer globalen Liste zur Verfügung stellt,
- Management Cockpit,
- Standardisierten Projekträumen,
- Projektdaten in internationalen Projekten automatisiert zu erfassen,
- mit einem Busines Intelligence Reporting alle Geschäfts KPIs automatisiert tagesaktuell berechnet,
- Dashboards transparent für das Management und den Projektteams darzustellen,
- dem Projektteam eine transparente Kollaborations-Plattform im Web 2.0 Format zu geben,
- alle Kollegen aus anderen Projekten lesend auf die Projektergebnisse zugreifen können,
- einfaches identifizieren von Best Practice Dokumenten durch strukturierte Metadaten Suche,
- im Falle eines „Non Disclosure Agreements“ kann das Projekt geschützt werden,
- das Management bekommt die Daten die sie für die Steuerung benötigen.
- Projekte können nun statistisch verglichen werden (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess),
- Steckt ein Projektteam in Not ein Projekt abzuschließen, kann ein Urgent Request abgesetzt werden und die Community kann schnell mit eingreifen und helfen,
- Entwickelt auf Basis von SharePoint 2007.